為規范工程質量安全監督檔案管理，確保監督行為的可追溯性和閉環管理，現就東蘭縣住房和城鄉建設局出具的《工程質量安全隱患限期整改通知書》（編號：桂質安監檔表9 45122420200001）的工程檔案編制工作，提出以下說明與要求。
一、 檔案編制的目的與重要性
工程檔案是記錄和監督工程質量安全活動全過程的重要載體。對《限期整改通知書》進行規范、完整的檔案編制，是落實建設工程質量安全責任、明確整改要求、驗證整改效果、防范法律風險的關鍵環節。一份完整的檔案能夠清晰反映隱患發現、指令下達、整改實施及復查驗收的完整閉環，為工程竣工驗收、質量評定及可能的質量糾紛處理提供原始依據。
二、 檔案核心組成內容
該通知書對應的工程檔案應至少包含以下核心文件材料：
- 主體文件：《工程質量安全隱患限期整改通知書》原件（桂質安監檔表9）。內容應包括：工程名稱、地址、參建單位（建設、施工、監理等）、檢查日期、存在的具體安全隱患描述（部位、問題性質、違反條款）、整改要求、限期整改完成日期、簽發單位（東蘭縣住房和城鄉建設局）及簽章、簽發日期和唯一編號（45122420200001）。
- 來源依據文件：發出該通知書的現場檢查記錄或巡查記錄原件（如《建設工程質量安全監督記錄》），其中應詳細記載發現隱患的具體情況、現場證據（如照片、視頻的打印件或存儲說明）及相關參建單位人員確認信息。
- 接收與響應文件：施工單位（或責任單位）簽收該通知書的回執或送達證明。后續應附上施工單位報送的《整改方案》及監理單位（或建設單位）的審核意見。
- 過程驗證文件：整改過程中的相關記錄，如監理單位的《旁站記錄》、《巡視記錄》中關于該隱患整改的部分，或建設、監理單位的中間檢查記錄。
- 結果閉合文件：施工單位在限期屆滿后報送的《整改回復報告》原件，報告應詳細說明整改措施、完成情況，并附整改后照片等證據。以及監理單位（和/或建設單位）對整改結果進行復查后出具的《整改復查意見書》或相應簽章確認的復查記錄。
- 監督閉合文件：東蘭縣住房和城鄉建設局質量安全監督機構根據復查意見，對整改情況進行最終核查后填寫的《監督檢查記錄》或閉合簽認手續，確認隱患已消除，該事項處理完畢。
三、 檔案編制與整理要求
- 時序性原則：所有文件應按事情發生的時間順序進行排列組裝，形成從“問題發現→指令下達→方案制定與審核→整改實施→過程監督→整改回復→復查確認→監督閉合”的完整邏輯鏈條。
- 完整性要求：確保上述核心組成部分無一缺失，所有文件應為原件或加蓋紅章的復印件。文件內容應填寫規范、字跡清晰、簽章齊全。
- 關聯性管理：該通知書檔案應作為整個工程項目監督檔案的一個子卷或專題部分進行管理。在項目總檔案目錄中應有明確索引，確保能夠快速定位。檔案封面應注明工程名稱、檔案主題（限期整改通知書及編號）、編制單位、編制日期等信息。
- 長期保存：根據建設工程檔案管理的相關規定，此類涉及質量安全關鍵環節的監督檔案應長期保存，以備查驗。
四、 責任主體
工程項目建設單位負有組織協調工程檔案管理的總責，應督促施工、監理等單位及時提交相關資料。施工單位是整改責任主體，負責生成整改方案、報告及證據。監理單位負責審核方案、監督過程、確認結果。東蘭縣住房和城鄉建設局作為監督機構，負責發出指令、核查閉環，并對其自身產生的監督文件進行歸檔管理。各方應各司其職，共同確保此份《限期整改通知書》所對應的檔案真實、準確、完整、系統。
規范編制和管理《工程質量安全隱患限期整改通知書》的工程檔案，是提升東蘭縣建設工程質量安全監管效能、夯實各方主體責任的基礎性工作，各相關單位務必高度重視，嚴格執行。
